Mise en place d’outils de communication
La base de tout projet reste une bonne communication
Alors communiquons.
Aujourd’hui, les réunions présentielles ne sont plus autant nécessaires qu’elles le furent par le passé. Grâce à la dématérialisation, à l’outil informatique et à l’usage des réseaux, il est très facile de mettre en place un ensemble de processus qui vont nous permettre de continuer à faire avancer et évoluer le projet, en quasi temps réel, tout en travaillant à distance.
Les outils nécessaires sont pour la plupart gratuits, ils sont très souples, répondent largement aux besoins et fonctionnent sur tous les systèmes d’exploitation. Afin de travailler ensemble, nous allons avoir besoin de mettre en place un outil d’échange de document comme Dropbox, une plateforme de suivi de type Basecamp ou un ensemble de notes partagées sur Evernote, un outil de communication et de réunion à distance tel que Skype et enfin un outil de téléassistance de type TeamViewer.
Formatage et standardisation des données
Échanger des données est déjà une chose, mais il est très important afin de s’y retrouver, de pouvoir structurer et formater ces données, afin de préserver leur lisibilité, et leur cohérence, dans le temps. Pour cela nous allons opter pour divers formats de fichiers que nous préserverons, afin d’échanger l’ensemble de nos documents.
Les documents de contenu et de texte en particulier doivent être formatés dès le départ, par exemple si on emploie Word, il faut impérativement employer une mise en forme de type Titre 1, Titre 2, Paragraphe, etc… Les données tabulées, ou tout autre type de données structurées, comme les agendas, les plannings, les listes… doivent user d’un format tableur de type Excel. Nous pouvons d’ailleurs à ce sujet partager des tableaux directement en ligne. Les cartes heuristiques, les arborescences, les données organisées seront déployées sur un outil open source et téléchargeable gratuitement comme Freemind.
Quoiqu’il en soit, il y a de forte chance que le format final de téléchargement proposé aux internautes soit du PDF, voir du PNG. Cependant, il est important que nous échangions, en ce qui nous concerne, des documents directement dans leurs formats natifs, .doc, .docx, .rtf, .txt, .xlx, .xslx, .mm et que nous réalisions la conversion au format .pdf juste avant leurs publications, voir leurs téléchargements.
Attention, à ne pas nous faire parvenir vos documents au format PDF. Il s’agit là d’un format de publication mais nullement d’un format d’échange. En ce qui concerne notre travail collaboratif, pensez à préserver le format natif des documents.
Accès quotidien et travail collaboratif
Dans certains projets plus large, si l’utilisation des outils cités plus haut ne permet pas d’avoir une organisation d’une part centralisée, mais aussi et d’autre part, productive, notez qu’il existe des outils plus complet, et englobant, qui permettent parfois de mieux se concentrer comme : Basecamp, Trello, Asana, Atrium, ProofHub, Teamwork et bien d’autres encore.
En fonction des équipes de travail, soit une personne est déléguée au sein de l’entreprise pour centraliser l’ensemble de la communication, soit chaque département nous communique ses besoins au fur et à mesure de la mise en place de leurs dossiers. Quel qu’en soit la situation, et le contexte, une réunion de travail par mois peut être envisagée.
Ce type d’échanges peut directement se faire par mail, et si besoin, une réunion Skype peut être rapidement mise en place afin de pouvoir mettre à plat des demandes, ou des besoins, plus complexes.
